Comunicacion/AsambleasIRC

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Esta página describe una serie de buenas prácticas para la realicación de reuniones asamblearias mediante el protocolo IRC, es decir, la toma de decisiones por consenso mediante chat. Las pautas descritas son recomendaciones que la propia asamblea debe ajustar sus necesidades a lo largo del tiempo o en cada reunión/sesión.

Participantes

Los participantes de la sesión de chat tienen en principio todos las mismas funciones, aunque es frecuente que en este tipo de reuniones se designe una persona con el rol dinamizador para facilitar el flujo y la evolución de la reunión. Las funciones que pueden no estar asignadas a nadie en concreto o que pueden estar repartidas entre más de una personas son las siguientes:

• Dar la palabra. En caso de haber muchos participantes o ante una discusión muy encendida, suele ser recomendable que una persona recuerde quien ha pedido hablar y vaya dando los turnos ordenadamente.
• Moderar. En caso de que un participante hable fuera de tiempo, fuera de tema, sin cumplir la netiquetta o todo al mismo tiempo, el dinamizador debe intervenir sugiriendo la inclusión de ese punto en el orden del día, recomendando al participante a hablar en otra sesión sobre ese tema, etc. En casos extremos también puede expulsar al participante del canal o incluso banearlo, aunque esto prácticamente nunca ocurre.
• Guardar los logs. Es frecuente que el dinamizador o algún otro participante que se ofrezca a ello, se responsabilice de guardar los logs que los clientes de chat son capaces de guardar en un fichero. Si se decide guardar un registro de todo lo hablado durante la sesión, la persona encargada de ello suele ser también la encargada de enviar dicho log a los participantes tras la reunión (típicamente mediante correo electrónico), a todos los interesados (típicamente a una lista de correo) o hacerlos accesibles públicamente (típicamente un wiki).

Por supuesto los participantes se deben de poner de acuerdo en si quieren guardar los logs o no, en si una persona va a dar los turnos de palabra, etc. Puede haber encargados de realizar otras funciones adicionales como hacer traducciones en vivo, atender las dudas de los recién llegados al grupo en otro canal, apadrinar un recién llegado y otras funciones que los participantes consensuen.

Preparación de la asamblea

Lo más frecuente es que previamente a la asamblea, se acuerden ciertos datos sobre la asamblea por IRC que se quiere celebrar. Para acordar estos datos, lo más frecuente es utilizar mensajes de correo electrónico, foros web u otras herramientas especializadas.

1. Servidor de IRC. Por ejemplo: irc.freenode.net
2. Canal de IRC. Por ejemplo: #pdi
3. Fecha y hora. En caso de que los participantes estén en diferentes franjas horarias se recomienda hacer la invitación especificando la hora UTC. Un sitio web útil para esto: whattimeisit.com
4. Participantes. Aunque parezca un dato evidente, no siempre lo és, puesto que la gente puede no conocerse previamente, la invitación puede ser abierta por lo que se desconoce cuanta gente asistirá, etc. A no ser que por algún motivo algún asistente sea totalmente necesario para comenzar la sesión IRC, es frecuente esperar 15 minutos tras la hora de comienzo convocada para comenzar la asamblea.
5. Orden del día. Aunque no siempre se define antes de la celebración de la asamblea, es muy recomendable acordar previamente los temas que se quieren tratar. Al comienzo de la asamblea es recomendable recapitular brevemente los temas a tratar y su orden, en función de su importancia, la disponibilidad de la gente, etc.
6. Duración de la sesión. Además del comienzo de la sesión es frecuente acordar previamente también la hora de fin de la sesión, aunque al igual que el orden del día este dato se suele revisar por los asistentes al comienzo de la sesión.
7. Documentación relacionada. En algunos casos puede ser necesario que los asistentes conozcan alguna documentación o que la tengan accesible a la hora de celebrarse la sesión. En ese caso, los participantes que tengan esos materiales deben, con la coordinación del dinamizador, recopilar la documentación y hacérsela llegar a los participantes.

En caso de que los participantes no tengan un idioma en común, previamente a la celebración de la asamblea, se deben concretar las necesidades de traducción (por ejemplo castellano-inglés, inglés-castellano) y asegurar la disponibilidad de al menos una persona que haga de traductora (por ejemplo otros de los participantes). Para las traducciones en sesiones chat se suelen utilizar canales de IRC adicionales pero la descripción de este procedimiento escapa a este documento.

Durante la asamblea

Fases típicas de una asamblea IRC:

1. Al comienzo:
   1. Presentación de los asistentes
   2. ¿Queremos un dinamizador?
   3. ¿Guardamos los logs? ¿Cómo los distribuimos?
   4. ¿Cual es el orden del día? Este es el único punto que nunca debería saltarse incluso si se ha preparado el orden del día previamente.
   5. ¿Hasta qué hora durará esta sesión?
2. En medio:
   1. Abordar cada uno de los puntos del orden del día.
3. Al final:
   1. Repaso de tareas pendientes y quien se responsabiliza de realizarla y/o hacerle seguimiento
   2. Aparte de que haya logs o no, ¿Queremos publicar un resumen de las decisiones consensuadas y otras informaciones relevantes a terceros? ¿Quién se encarga?
   3. ¿Cuando será la próxima sesión? Algunos grupos prefieren cerrar este punto al comienzo de la asamblea puesto que la gente está muy cansada o puede haber gente que se haya podido asistir hasta el final de la sesión.

Consejos de participación

A continuación se describen algunos usos y costumbres a la hora de intervenir en una asamblea por IRC:

Ser asertivo

Es importante recordar que en una asamblea las decisiones se toman por consenso por lo que es fundamental mostrar respeto por el resto de asistentes en todo momento, evitar por todos los medios las críticas destructivas, etc. Ejemplos de lo que no hay que hacer:

Alberto> me da igual lo que digáis
Alberto> tú que sabrás
Alberto> eso es una chorrada
Alberto> yo paso de los turnos
Alberto> No teneis ni puta idea
Alberto> Jon me tiener harto

Ceder el turno de palabra

En el chat se acostumbra a escribir frases cortas o partidas en múltiples líneas, por lo que puede no resulta evidente para todos los demás si quien tiene la palabra ha terminado de hablar o está escribiendo más cosas. Por tanto, se recomienda marcar el fin de las intervenciones siempre que se desee. Por ejemplo escribiendo una línea que diga únicamente "END." o "FIN.":

Mario> yo creo que deberíamos ir pensando en el color de las camisetas
Mario> y también las tallas
Mario> alguien tiene contactos con alguna serigrafía?
Mario> si es posible a mi me gustaría que hiciéramos camisetas de manga larga y de manga corta
Mario> END.

Pedir el turno de palabra

Si no hay un dinamizador no es estrictamente necesario pedir el turno cada vez que se desee hablar puesto que si la conversación es relajada, la gente puede fluir sin tropiezos. De todas formas, si alguien está esperando a coger el turno de palabra mientras alguien disfruta de su turno, se aconseja avisar al resto de asistentes utilizando el comando "/me". Ejemplo: /me pide la palabra

Mario> yo creo que deberíamos ir pensando en el color de las camisetas
Mario> y también las tallas
Mario> alguien tiene contactos con alguna serigrafía?
Jorge pide la palabra
Mario> si es posible a mi me gustaría que hiciéramos camisetas de manga larga y de manga corta

En las sesiones en las que hay muchos asistente que quieren hablar, para no crear ruido en el canal principal es frecuente que se pida a quien quiera pedir el turno que mande un mensaje directamente al dinamizador, utilizando en comando "/query". Ejemplo:

/query Julia
Dame el turno por favor!

Dar el turno de palabra

Lo normal es que sea el dinamizador quien de la palabra, aunque puede ocurrir que el dinamizador ceda el puesto temporalmente a otro asistente porque tiene que ausentarse o porque quiere participar más acticamente en algún punto concreto del orden del día y no puede hacer todo a la vez. En cualquier caso, quien esté encargado de dar los turno de palabra debe hacerlo, salvo excepción justificada, en el orden en el que se hayan realizado las peticiones. Ejemplo:

Julia> Maite tiene la palabra
Julia> Maite, te toca :-)
Julia> Maite, habías pedido turno verdad?

Si hay muchos turnos de palabra pendientes, como recordatorio para los asistentes, el dinamizador puede recordar en el canal la lista ordenada de quienes esperan para hablar. Ejemplo:

Mario> si es posible a mi me gustaría que hiciéramos camisetas de manga larga y de manga corta
Julia> Están esperando para hablar: Maite, Paco, Jorge.

Pedir un turno de réplica

En casos especiales, un participante puede pedir hablar el primero de la lista saltándose la lista de espera. Este mecanismo no debe utilizarse en exceso para que el dinamizador no termine por ignorar estas solicitudes, ya que perderían su utilidad. Si resulta que tenemos un comentario muy corto que hacer y que consideramos importante, podemos escribir por ejemplo: /me quiere hacer una aclaración

Mario> yo creo que deberíamos ir pensando en el color de las camisetas
Mario> y también las tallas
Mario> alguien tiene contactos con alguna serigrafía?
Jorge quiere hacer una aclaración
Mario> si es posible a mi me gustaría que hiciéramos camisetas de manga larga y de manga corta
Mario> END.
Julia> Jorge haz la aclaración y luego van Maite y Paco
Jorge> nada, simplemente recordar a la gente que en el wiki tenemos una lista de tallar y colores que se propuso el mes pasado
Jorge> http://wowowo...
Jorge> END.
Julia> Maite tiene la palabra

También puede ser deseable saltarse el orden de turnos en ocasiones en las que se nos haya mencionado y queramos añadir algo al respecto antes de que la conversación sontinúe:

Mario> tenemos que buscar una serigrafía urgentemente
Mario> Jorge quedó en llamar a dos pero no lo ha hecho
Jorge pide turno de réplica
Julia> Mario termina y luego va Jorge
Mario> END.
Jorge> en uno de los teléfonos no contestan nunca y en el otro una chica me cogió los datos y no me han llamado
Julia> Jorge has terminado?
Jorge> si
Julia> Pues yo creo que deberíamos buscar más serigrafías porque se nos echa el tiempo encima

Votar

En las reuniones asamblearias no son demasiado frecuentes y en todo caso, se utilizan como meras encuestas para medir de forma rápida el sentir de los asistentes en algún tema concreto (color preferido de camisetas, número de pegatinas a imprimir...) y continuar con el debate más cómodamente. Se recomienda que sea el dinamizador quien haga la pregunta (comienzo de la votación) y repase los resultados (fin de la votación). Durante la votación los participantes se deben abstener de decir nada en el canal, excepto su voto, hasta que todo el mundo haya votado o el dinamizador dé por terminada la votación. Ejemplo de votación:

Eva> Votación: ¿De qué color prefiere cada uno de vosotros que hagamos las camisetas? 
Aitor> Negras
María> Verdes
Fernando> Verde que no sea pistacho
Borja> Me da igual
Juan> NS/NC
Trini> Negras
Eva> Rojas
Manel> Negras, por supuesto
Eva> Pedro, tú no opinas? Estás ahí?
Eva> Resultado: los colores con más apoyos son el negro y luego el verde

Normas de netiqueta

Las normas de netiqueta en un chat son similares a las de otras herramientas (ser conciso y claro, no escribir todo en mayúsculas...) y siempre es conveniente tenerlas en mente a la hora de participar en una sesión de IRC.

Tras la asamblea

Preparar los logs

Nada más terminar la asamblea, en caso de que se haya acordado guardar los logs, la persona encargada de dicha tarea debe preparar el fichero correspondiente y distribuirlo. Los logs se suelen dejar tal y como están, sin cambiar nada excepto los datos privados que puedan contener: números de teléfonos, direcciones IP, etc. Ejemplo de línea de un log original:

9:23 MartinH ([email protected]) has joined #pdi

Ejemplo de línea tras limpiar el log:

9:23 MartinH ([email protected]) has joined #pdi

Distribuir/publicar los logs

En caso de que se haya acordado distribuir los logs (típicamente mediante correo electrónico) o publicarlos (típicamente en un wiki), usualmente es quien los guarda quien suele limpiarlos y distribuirlos y/o publicarlos. Para facilitar las consultas posteriores, es usual publicar los logs junto con la fecha de celebración de la asamblea y el orden del día correspondiente. A continuación se muestran algunos ejemplos ilustrativos:

• Ejemplo de logs publicados en un blog
• Ejemplo de convocatoria de reunión por IRC en un wiki
• Ejemplo de logs publicados en un wiki junto a la convocatoria que contiene el orden del día correspondiente

Resumen de la sesión

Debido a que leer todos los logs por diferido puede requerir un esfuerzo importante para los que estén interesados en las conclusiones y no pudieron participar, si se ve adecuado puede ser interesante que alguien escriba un breve resumen sobre los consensos alcanzados y las tareas acordadas para distribuirla a los interesados. A continuación se muestra un ejemplo ilustrativo:

• Ejemplo de resumen tras una reunión a través de IRC

Información adicional

• Smilies
• Comandos básicos de IRC
• Basic IRC commands
• IRC Howto
• Description of Synchronous Meetings using IRC
• IRC Meeting Rules